Wgraj fakturę. KONGO PRO znajdzie klientów, którzy czekają na tę dostawę.

Problem: dostawa przyszła, a kto na nią czekał?

Hurtownia przysyła fakturę na 40 pozycji. Gdzieś w zeszycie są zapisani klienci, którzy pytali o trzy z nich, a kilkunastu stałych klientów na pewno ucieszyłoby się z pozostałych. Zestawienie tego ręcznie to pół godziny przeglądania kartek – dlatego w większości sklepów po prostu się tego nie robi. Klienci dowiadują się o dostawie przypadkiem albo wcale.

KONGO PRO zamienia tę pracę w jeden krok: wgranie pliku.

Jak to działa – krok po kroku

Odtwórz

1. Odczyt dokumentu w przeglądarce

Klikasz „Wgraj PDF z fakturą” i wybierasz plik z faktury (ten sam, który dostajesz mailem od hurtowni). Faktura jest czytana na Twoim komputerze lub telefonie – cały plik nigdzie nie jest wysyłany. Aplikacja sama znajduje na fakturze listę towarów i wypisuje z niej nazwy produktów, nawet gdy faktura ma kilka stron.

2. Filtrowanie: tylko produkty

Adresy, NIP-y, numery kont, daty i sumy na dole faktury nie są produktami, więc aplikacja je pomija. Możesz je podejrzeć w sekcji „Pominięte linie – to nie produkty”, żeby mieć pewność, że nic ważnego nie zginęło.

3. Rozpoznanie produktów Twojego sklepu

Hurtownie zapisują nazwy dziwnie: wielkimi literami, z kodami i skrótami. Aplikacja porównuje każdą pozycję z produktami, które Twój sklep już zna (z raportów sprzedaży, listy zamówień i wpisów klientów), i zamienia ją na zwykłą nazwę. Dzięki temu „**LIQUID MISSLIQ THAI MENTHOL SALT 20MG 10ML x10” staje się znanym produktem „MISSLIQ Thai Menthol”, a nie przypadkowym tekstem. W sklepie z e-papierosami aplikacja odróżnia też sól od liquidu na nikotynie (3, 6, 12, 18 mg), longfill i shot (np. „Dark Shot Salt 20 mg 70/30”), a przy nazwach z faktury podpowiada najbliższe, już znane nazwy – prawie idealne na górze listy.

4. Dopasowanie do klientów na trzech poziomach

Poziom	Co oznacza	Przykład
Idealne	Klient ma wpisany dokładnie ten produkt	„Royal Canin Veterinary Renal 2 kg” w dostawie i w „czeka na”
Inaczej zapisany	To samo, ale z literówką, w innej kolejności lub bez marki	„renal vetra 2kg” → przycisk „Popraw na …”
Może pasować	Ogólny wpis klienta pasuje do pełnej nazwy	klient lubi „karmę renal”, w dostawie konkretna karma renal

Klienci z „czeka na” są zawsze na samej górze. Wyniki liczą się na nowo przy każdym otwarciu dostawy, więc nowy klient dopisany po południu też się pojawi.

Nauka rozpoznawania – tylko dla Twojego sklepu

Każda hurtownia pisze nazwy po swojemu. Dlatego KONGO PRO pozwala poprawić wynik i zapamiętuje poprawkę w bazie Twojego sklepu:

• „× To nie produkt” – linia (np. opłata transportowa) nie będzie już traktowana jak towar.
• „Popraw” – wybierasz właściwy produkt z podpowiedzi; ta sama linia następnym razem zostanie rozpoznana od razu.
• „+ Dodaj produkt” – dopisujesz pozycję, której zabrakło; nowy produkt trafia też do podpowiedzi przy klientach.
• „+ To produkt” – przywracasz linię, którą aplikacja uznała za niepotrzebną.

Twoje poprawki działają tylko w Twoim sklepie – nie zmieniają niczego u innych. Odczyt faktur sprawdzaliśmy na prawdziwych fakturach z kilku hurtowni, także tych z nietypowym układem.

Albo po prostu wklej tekst

Nie masz PDF-a? Wklej listę z maila, z komunikatora albo całą fakturę skopiowaną „jak leci”. Jeden produkt w linii, ilości, ceny i kody EAN zostaną pominięte. Literówki w nazwach aplikacja i tak rozpozna.

Porządek w bazie przy okazji

Dostawa to najlepszy moment na uporządkowanie wpisów klientów. Przy dopasowaniach „inaczej zapisanych” pojawia się przycisk „Popraw na …”, a przy ogólnych – „Zamień na pełną nazwę” albo „+ Dodaj obok”. Klient, który miał wpisane samo „Elfliq”, po jednej dostawie ma już dokładną nazwę produktu, a przy następnej dostawie trafi do dopasowań idealnych.

Poprzednie dostawy i „Wymaga uwagi”

Każda dostawa zostaje na liście „Poprzednie dostawy” z liczbą produktów, klientów i informacją, ilu czekało. Jeśli nie dokończysz wysyłki, dostawa pojawi się na Pulpicie w karcie „Wymaga uwagi” z przyciskiem „Dokończ wysyłkę”. Więcej o tym w opisie Pulpitu.